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如何持续改善好ERP的终身价值

2023-11-27
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广州群思软件科技有限公司

依照实践经验,从涉及IT部门具体动作的层面,笔者总结出8个具体动作,理清对应的工作思路,让大家做到心中有谱,具体方法胸有成竹。

1、随时随地培训各级员工,规范操作

ERP实施完成后,培训的工作告一段落。然而随着ERP人员的变更、以及企业业务的变化,导致ERP用户遇到这样那样的问题。

有的ERP用户凭借自己对系统的初步了解,遇到问题随机应变,表面上看及时处理了工作的实际问题,但由于不规范,最后导致后续各种问题的出现。如:仓库操作过程中,一些参数选择不慎问题,导致财务数据出现错误。

因此ERP专职人员,不定期要到现场去,要随时随地培训员工,不断完善操作用户操作手册,让ERP用户依照标准的流程进行操作。这样就能保持ERP用户对系统的熟习程度在一定水准上。遇到例外问题,也会及时报告,避免擅自处理带来的冲突。

2、搞好激励机制,充分调动公司非IT资源,关注ERP的改善

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某些问题的解决可以有比较长的时间,这是持续改善最有利的条件之一。这时候就要鼓励ERP用户去研究ERP系统本身。我们可以在测试环境,变化一些参数设置,或起用一些原来未曾使用过的功能,从容不迫地解决业务中的实际问题。

其次ERP用户参与多了,解决问题的机会就会多起来。

特别是ERP用户在对业务本身很熟悉,若加上深入了解自己相关的ERP系统,提出的解决方案就会更加有效,极大弥补ERP专职人员的不足。

接下来就是及时奖励。若有条件可以设置一些小额奖金或礼品,没有条件的,口头表扬、书面表扬、邮件表扬、宣传栏的表扬也很见效。

注意让ERP用户时时刻刻有成就感,营造好了氛围,ERP想不用好都难。

3、做好问题的小循环,树立IT威信

一个问题,总是有三个以上解决办法,我们首先看看在ERP中是否有机会,实在不行还可以依赖手工进行处理,关键就是要找到合适的方法。

其次,一个大问题,可以分解成若干小问题,能放入ERP系统的,尽量放入ERP系统,确保数据得到有效的记录,将来的统计分析就有了依靠。

最后,问题小了以后,解决的手段就会多起来,即便系统无法处理,换成手工处理,也不会导致很大的工作量。

问题得到及时处理后,我们就要及时通报相关人员,将问题进行关闭。

将问题处理小循环做好以后,大家对ERP系统的信心就会加强起来。IT专职人员的威信,也容易在员工中树立。

4、研究业务、关注现场

在实际工作中,我们发现,一个业务的问题涉及的流程,不仅仅跨越岗位、部门,甚至有机会跨越不同的公司,因此,IT专职人员,就必须认真学习业务,从IT的角度来审视,是否有机会利用ERP系统改善现有流程。

有了方案,并不等于就有了结果。

针对实际问题,在联合相关部门基础上,IT专职人员不仅仅要从系统逻辑性角度,来分析、检查系统数据的合理性,必要时,还需要到现场检查基础数据记录的准确性、及时性,ERP数据录入的准确性、及时性。有问题就要指出来,若有必要就建立相关的标准,并进行考核。确保一线员工的执行力。

广州群思软件科技有限公司(简称群思软件)是由多位具有十多年ERP行业经验的管理人员、咨询顾问、开发工程师共同出资成立,群思一直专注于企业管理软件的开发建设,依托丰富的经验,以及技术优势和人才优势,群思软件已逐步发展成为国内管理软件领域领先的专业产品与优质服务提供商。群思软件以推动中国企业管理软件的发...
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